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7 despesas que compõem uma redução de custos inteligente

Vimos no texto “Dicas para uma redução de custos inteligente”, que uma redução de custos requer fazer uma análise das despesas, estabelecer uma meta de redução, definir um plano de ação e comunicar a todos os envolvidos este modelo. Agora vamos falar sobre quais são os lugares que mais podem trazer eficiência na atenuação das despesas. Confira nossa lista!

1. Despesas administrativas: itens como materiais de escritório, transporte, energia elétrica, telefone e impressão podem parecer pequenos quando vistos individualmente. Porém, em conjunto fazem uma diferença enorme ao final do mês. Ações como redução na compra de materiais, políticas de luzes e computadores desligados à noite, realização de conferências pela internet ao invés do uso do telefone são cada vez mais usadas. Sobre internet, veja qual a velocidade que realmente irá utilizar e fique atento às promoções das operadoras. Reduzir a quantidade de reuniões externas também é algo a ser considerado. Os cliente irão valorizar sua iniciativa, pois entendem que o dinheiro deles está sendo aplicado em coisas úteis.

2. Fornecedores: não compre antes de pesquisar. Para compras maiores, pesquise com no mínimo 3 fornecedores antes de fechar negócio. Essas despesas costumam representar entre 20% e 70% dos custos de uma empresa. Além disso, é importante negociar preços e prazos de pagamento. Ajuda, por exemplo, saber quanto seus concorrentes pagam por produtos ou serviços similares e condições de financiamento. Por fim, só assinar contratos que sejam realmente importantes. Isso reduzirá o volume de custos fixos e lhe dará mais flexibilidade para ajustar as despesas em tempos de vacas magras.

3. Estoques: é muito comum ver empresas com mais material em estoque do que necessário. Isso decorre normalmente de um acompanhamento deficiente do que é comprado e vendido e, por consequência, de uma insegurança do pequeno empresário de que falte mercadoria para as vendas. É comum ouvir: “Prefiro ter do que faltar”. 99% dos empresários que dizem isso não sabem o valor parado das mercadorias em seu estoque. E você, se identificou? 🙂 Chega-se a 2 ou 3 vezes a receita mensal, o suficiente para consumir todo caixa da empresa e até tirá-la do mercado. Procure planejar as compras de acordo com as vendas e reduza o estoque caso tenha oportunidade.

4. Contratação e desligamento de funcionários: a melhor forma de reduzir custos com funcionários é ter um bom processo seletivo. Achou estranho? É isso mesmo. Prefira gastar mais tempo em uma contratação bem feita do que desligar funcionários com pouco tempo de casa. Pessoas com os valores da empresa e que acreditam no negócio ficam mais tempo e são mais produtivas. Custos de rescisão, contratação e treinamento são altíssimos. Nem precisa dizer que tratar bem e oferecer desafios aos funcionários faz parte dessa equação, certo?

5. Horas extras: entenda os motivos e controle as horas extras para que não atinjam patamares muito altos. É bom para os funcionários, que conseguem ter mais qualidade de vida e para você empresário, que terá um time mais motivado, despesas menores e um menor risco trabalhista. É lógico que o gestor tem que dar o exemplo e demandar atividades que caibam nas horas de trabalho dos funcionários, não é mesmo?

6. Tarifa bancárias e empréstimos: pesquise o que compõe os pacotes de serviços do seu banco e da concorrência para identificar o que mais se ajusta ao seu negócio. Alguns bancos também começam a oferecer atendimento exclusivo à distância com custos mais em conta para você que não faz questão de um relacionamento presencial com o gerente. Se precisar recorrer a um empréstimo bancário, prefira aqueles em que você oferece algum tipo de garantia. Os juros são mais baixos e as condições de pagamento normalmente mais vantajosas.

7. Regime de tributação e contabilidade: o Brasil possui uma carga tributária elevada e a escolha do melhor regime de pagamento de impostos pode fazer a diferença para o futuro do seu negócio. O seu contador pode ser um grande parceiro na identificação da melhor opção. Há algumas alternativas, desde o MEI , passando pelo Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real. Cada uma tem suas vantagens e limitações. Por exemplo, um profissional pode chegar a pagar 3x mais imposto emitindo nota como autônomo do que pagaria no regime do Simples Nacional. A própria escolha do contador também pode representar uma bela economia nas contas, além de um salto de qualidade nos serviços. Os escritórios contábeis online tem surgido como uma ótima alternativa à contabilidade tradicional. Alguns deles chegam a oferecer, além do serviço de contabilidade, software de gestão que permitem fazer todo o acompanhamento de despesas e receitas que falamos aqui no texto. Veja este texto sobre o assunto.

FUGINDO DAS ARMADILHAS
Muitas empresas procuram atalhos ou acabam trocando os pés pelas mãos na hora de decidir onde reduzir. As vítimas comuns costumam ser investimentos em marketing, sonegação de impostos, redução de salários e atraso no pagamento a fornecedores. Veja bem que essas ações fogem exatamente da premissa que adotamos anteriormente de minimizar o impacto nas receitas, na experiência dos clientes e na moral dos funcionários. Portanto, fuja dessa armadilhas!

CONCLUSÃO
Todos nós gostamos mais de crescer as receitas do que cortar os custos, não é mesmo? Porém, como diz o ditado, “O seguro morreu de velho”. Ou seja, nada melhor do que estar preparado para navegar por mares turbulentos em tempos de crise. Portanto, faça seu planejamento, estabeleça uma meta, conte com seu time e navegue de forma inteligente.

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